Hoy en día es complicado entender un puesto de trabajo de una mínima responsabilidad en la empresa, o un autónomo, sin un smartphone en su mano… Esto implica que estamos siempre conectados, ¿siempre disponibles?, y que en cualquier momento atendemos correo electrónico, mensajería instantánea o llamadas… Pero ¿es éste un buen método de trabajo? ¿Estar siempre conectados mejora o perjudica nuestra productividad?

Que podamos contestar el correo electrónico desde el móvil no significa que tengamos que hacerlo. Es importante elegir bien tanto el momento como el lugar para hacerlo. Tenemos una herramienta en nuestras manos que ha cambiado la forma de trabajar que teníamos hasta ahora, pero que en muchos casos nos lleva a una comunicación constante que no mejora nuestro trabajo. Centrémonos en un primer momento en la ejecución de tareas en el día a día.

Rehenes del teléfono móvil

Podemos estar constantemente manteniendo conversaciones telefónicas, enviando mensajes o recibiendo y contestando correos. Y en muchas ocasiones podríamos pasarnos así la mañana o el día. Pero, ¿nos pagan por ello?. Tenemos que ser conscientes que la mayor parte de nuestro tiempo tenemos que estar realizando las tareas por las que nos pagan, por sacar trabajo adelante, y eso es algo de lo que nos olvidamos en muchas ocasiones. Se ha pasado la mañana, no sabemos muy bien en qué, ni siquiera hemos parado a tomar café, no hemos parado ni un momento, el smartphone está sin batería, y tenemos temas por desatascar que ni siquiera hemos comenzado a despachar.

Por eso es importante establecer los tiempos adecuados para mantener la comunicación, saber cuándo tenemos que contestar un correo y cuándo puede estar tranquilamente un par de horas durmiendo en la bandeja de entrada. Y mientras tanto en esas dos horas hemos acabado las tareas más urgentes que teníamos en esa mañana.

Pero lo complicado es que esto muchas veces no depende de nosotros, sino de la cultura de nuestra propia organización. No es la primera vez que no se contesta un correo electrónico inmediatamente, y ya están llamando para saber qué ocurre, si no ha llegado, etc. Y el resultado es otra interrupción más, abandonar una tarea importante para atender por lo general algo menor.

Y todo esto sólo con cuestiones de trabajo, sin entrar a valorar si tenemos notificaciones en el teléfono de redes sociales o mensajería instantánea de ámbito personal. Se hace complicado encontrar un momento de pausa para trabajar sin interrupciones.

Las notificaciones que reclaman tu atención constantemente son las principales responsables de que tu productividad no mejore.

Cuando alguien con este tipo de problemas me ha preguntado cómo podría romper esta dinámica, lo cierto es que siempre contesto más o menos lo mismo: Elimina todas las notificaciones del teléfono o, si no es posible, ponlas en silencio. No trabajes con el correo electrónico siempre abierto y designa unos tramos al día para gestionar correo, llamadas y mensajes instantáneos, pero fuera de estas horas sólo dedícate a sacar adelante las tareas de cada día.

Lo cierto es que es una experiencia realmente difícil de llevar a cabo, pero cuando alguien hace una petición de este tipo es porque ha llegado al límite de su capacidad. Es complicado cambiar nuestras dinámicas personales, pero con esfuerzo se consigue, pero más todavía lo será hacerlo dentro de nuestra propia empresa. Pero lo cierto es que una vez que nuestros resultados mejoran, que mejora la productividad, el esfuerzo se da por bueno.

Centrémonos ahora en ver cómo afecta a nuestra capacidad de concentración el estar a todas horas conectados sin que haya muchas veces la posibilidad de desconectar mentalmente del trabajo. Porque las interrupciones a las que nos somete estar siempre conectados acaban produciendo un desgaste en nuestra capacidad mental de concentración. Y esto ocurre desde dos puntos de vista diferentes, desde el de la jornada diaria y desde el de los días de descanso.

Mantener la concentración estando siempre conectados

No se trata ya tanto del tiempo que perdemos cuando nos interrumpen, o cuando lo hacemos nosotros voluntariamente, para atender una llamada, un correo, etc., sino del tiempo que tardamos en volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo justo antes de la interrupción. Esto va poco a poco mermando nuestra capacidad de atención en las tareas.

Mientras por las mañanas estamos más frescos y es más fácil retomar el hilo, por las tardes realmente será algo mucho más complicado y el esfuerzo a que nos obliga será mucho mayor. Como resultado nuestro rendimiento mermará ostensiblemente. A menos interrupciones, más fácil será volver a retomar el hilo.

La capacidad de concentración es como la batería del móvil, si lo enciendes mucho no llega al final del día.

Pero también otra cuestión a la que nos obliga el smartphone es a prolongar la jornada laboral más allá de la salida de la oficina. Parece que tenemos que atender todos los correos electrónicos, llamadas o mensajes, y no podemos irnos a dormir sin tener la bandeja de entrada a cero. Esto acaba por darnos menos horas de descanso, y al estar menos descansados tenemos peor capacidad de concentración.

¿Tenemos días de descanso con el móvil siempre en el bolsillo?

Esta misma dinámica podemos llevarla a los días de descanso, ya sean fines de semana, festivos o vacaciones. ¿Podemos desconectar de nuestro trabajo en estos días? Si has echado una miradita al teléfono del trabajo en fin de semana no has conseguido desconectar de tu trabajo de forma adecuada.

Es importante ser estrictos con los tiempos de descanso, porque es como recargar las pilas de nuestra concentración. Que tengamos capacidad para responder un correo desde cualquier lugar y a cualquier hora no significa que tengamos que hacerlo. Es necesario saber desconectar y sobre todo, manejar las urgencias de las peticiones que nos llegan.

De otra forma, poco a poco vamos minando nuestra capacidad y no llegamos a desconectar totalmente. El resultado es que nuestra productividad va cayendo poco a poco, hasta que llega un punto de inflexión donde incluso podemos bloquearnos. No será la primera empresa, aunque no sea lo más habitual, que limita las horas de uso y los días que sus empleados pueden hacer de los smartphones para que descansen como corresponde.

Imágenes: Jannis Andrija Schnitzer y Victor1558.